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Die Basis eines erfolgreichen Geschäftes ist die permanente Erreichbarkeit per Telefon, Fax, E-Mail und Post. Insbesondere das Telefon spielt als Kontaktmedium Nummer eins eine herausragende Rolle: Von früh morgens bis spät abends und falls möglich auch am Wochenende, sollte man für Interessenten und Kunden erreichbar sein - gleichgültig, ob man sich in einem Meeting befindet, auf Reisen ist oder ein Kunde außerhalb der Geschäftszeiten anruft.

Der Anrufer wünscht eine persönliche, professionelle und freundliche Ansprache. Darüber hinaus ist es wichtig, überall und jederzeit über seine Kontakte informiert zu bleiben, um gegebenenfalls sofort reagieren zu können. Doch was tun, wenn das Sekretariat nur halbtags besetzt ist oder aus Kostengründen ganz auf eine Office-Managerin verzichtet wird?

Die BVK-Dienstleistungs GmbH bietet den Mitgliedern des BVK die Lösung durch einen Rahmenvertrag mit der ViPO Deutschland GmbH.
Mit den kostengünstigen Dienstleistungen der ViPO (www.vipo-deutschland.de ) sind Unternehmen zu jeder Zeit auf allen Kommunikationskanälen erreichbar. Neben dem ausgefeilten und individuellen Telefonservice ViPO-Call gehören auch die weltweite digitale Zustellung der Eingangspost und die Einrichtung eines kompletten virtuellen Büros zum Leistungsspektrum.

Ausgefeilter Telefonservice
Die vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderte INCCA-Studie belegt: Mehr als zwei Drittel aller verlorenen Kunden wechseln zur Konkurrenz, da der Kundenservice mangelhaft ist. Mehr als 70 Prozent aller geschäftlichen Anrufer erreichen ihren gewünschten Gesprächspartner nicht auf Anhieb. Häufig laufen Gespräche nur auf dem anonymen Anrufbeantworter auf.

ViPO hat sich schon bewährt
Anrufbeantworter mag der selbständige Versicherungskaufmann Jörg Peter aus Lünen überhaupt nicht. Deshalb legt er großen Wert darauf, dass alle Anrufe persönlich entgegen genommen werden. Bis zum November 2002 war dieser Anspruch kaum zu realisieren, da die Telefonleitungen häufig schon belegt waren oder Anrufer außerhalb der offiziellen Bürozeiten anriefen, dann aber auf dem Anrufbeantworter keine Nachricht hinterließen. Mit dem Telefonservice von ViPO ist das Versicherungsbüro heute von früh morgens bis spät abends persönlich erreichbar. Immer dann, wenn das Büro nicht besetzt ist oder die Mitarbeiter ungestört arbeiten müssen, wird das Telefon zu ViPO umgeleitet. Die ViPO-Mitarbeiter nehmen die eingehenden Anrufe im Namen der Agentur mit der in der Agentur üblichen Begrüßungsformel entgegen. ViPO gibt Auskünfte, nimmt Schadensfälle auf, leitet wichtige Gespräche – nach Rücksprache - auf das Mobiltelefon des gewünschten Gesprächspartners weiter und notiert Gesprächsnotizen, die der Agentur umgehend per Email, Fax oder SMS zugestellt werden. „ViPO ist für uns wie ein Personal Assistant, der immer dann aktiv wird, wenn wir ihn benötigen, was natürlich enorme Kostenersparnisse gegenüber der Einstellung eines weiteren Mitarbeiters mit sich bringt“, so Jörg Peter. „Auch unsere Servicenummer läuft seit Anfang des Jahres über ViPO.“ Der Service ViPO-Call steht den Kunden werktags von 7.30 Uhr bis 20.00 Uhr sowie am Wochenende von 9.00 Uhr bis 20.00 Uhr zur Verfügung. Auch an nicht bundeseinheitlichen Feiertagen ist das Team für die Kunden präsent.

Neben dem ausgefeilten Telefonservice bietet ViPO die Einrichtung eines kompletten virtuellen Büros (inklusive Fax- und Postservice) an. Der Kunde legt seinen Firmensitz in die bayerische Metropole oder eröffnet in einem exklusiven Stadtteil in München eine Zweigstelle. ViPO nimmt die Post für den Kunden entgegen und leitet diese weiter. Die Weiterleitung erfolgt entweder ungeöffnet durch den gebündelten Versand per Post oder in digitalisierter Form an den persönlichen „Internet-Briefkasten“ des Kunden im World Wide Web, das sogenannte ViPO-Portal. Insbesondere für Unternehmer, die viel unterwegs sind, ist der Service der weltweiten, orts- und zeitunabhängigen Erreichbarkeit unumstritten.

Die Leistungen der ViPO sind für Versicherungsvermittler jeglicher Größe interessant und unterstützen das positive Image in der Öffentlichkeit. Und für BVK-Mitglieder gibt es im Premiumtarif noch 10% Rabatt auf die Grundgebühr. Schauen Sie nach unter www.vipo-deutschland.de.