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Um die Vielzahl der anstehenden Fragen zu lösen, haben sich der Bundesverband Deutscher Versicherungskaufleute (BVK) und der Arbeitskreis Vertretervereinigungen der Deutschen Assekuranz (AVV) gemeinsam die wichtigsten Fragen für Einfirmenvertreter und Mehrfachagenten zusammengestellt und Lösungen erarbeitet. Nachfolgend finden Sie die Schwerpunkte und Ergebnisse, die bei einer praktischen Umsetzung eine Hilfestellung geben.

Nach Umsetzung der EU-Richtlinie über Versicherungsvermittlung – deren genauer Umsetzungszeitpunkt immer noch nicht absehbar ist – müssen alle Versicherungsvermittler umfangreiche Beratungs- und Dokumentationspflichten erfüllen. Diese Pflichten gelten für alle Vermittler unabhängig davon, welchem Vertriebsweg sie angehören. Dies bedeutet, dass nicht nur Makler, sondern auch Einfirmenvertreter und Mehrfachagenten diese Pflichten zukünftig zu erfüllen haben. Die Anforderungen an die verschiedenen Vertriebswege sind dabei unterschiedlich stark ausgeprägt.

Beratungspflichten
Im Wesentlichen sind zwei Punkte von Bedeutung:

• die Komplexität des Produktes (einfache Standardprodukte sind anders zu beurteilen als umfangreiche / schwierige Risikoabsicherung) und
• die Person des Versicherungsnehmers und dessen Situation (Risikoumfeld).

Zu unterscheiden ist zwischen der „anlassbezogenen Beratung“ und der „produktbezogenen Beratung“. Bei der produktbezogenen Beratung hat sich der Kunde in der Regel schon an einem konkreten Produkt orientiert und von sich aus Informationen eingeholt, so dass sich eine Beratung durch den Vermittler im Regelfall erübrigt. Kommt der Kunde mit einer bestimmten Vorstellung bezogen auf ein konkretes Produkt zum Vermittler, besteht daher nur in den seltensten Fällen Anlass für eine weitergehende Beratung.

Demgegenüber hat der Kunde bei der „anlassbezogenen Beratung“ den Wunsch, nach bestimmten Risikofeldern beraten zu werden. So kommen beispielsweise die Beratungsfelder „Einkommenssicherung / Altersvorsorge“, „Sach- und Vermögenssicherung“, „Gesundheitsvorsorge“ oder „Betriebliche Altersversorgung“ in Betracht.

Beratungsprotokoll und Dokumentation
Je nach Art der Beratung richtet sich auch der Umfang des Beratungsprotokolls und der Dokumentation. Hier gilt als Leitfaden, dass die Beratung und / oder das Protokoll desto umfangreicher sein sollten, je schwieriger die Beratungssituation ist und je komplexer sich der Beratungsbedarf des Kunden darstellt.

Im Einzelnen wurden die folgenden Fragen als besonders wichtig und erläuterungsbedürftig angesehen:

In welcher Form hat die Dokumentation zu erfolgen?
Die Dokumentation bedarf grundsätzlich der schriftlichen Textform gemäß § 126 b BGB. Eine eigenhändige Unterschrift des Kunden ist nicht erforderlich. Aus Beweisgründen – auch zugunsten des Vermittlers - sollte aber darauf geachtet werden, dass der Versicherungsnehmer unterschreibt.

Kann der Kunde auf eine Beratung oder Dokumentation verzichten?
Der Kunde kann sowohl auf die Dokumentation als auch auf die Beratung verzichten. Erforderlich ist hierfür allerdings eine gesonderte schriftliche Erklärung. Mündliche Erklärungen des Kunden sind nicht ausreichend. Voraussetzung für die Zulässigkeit eines Verzichts ist allerdings, dass der Kunde ausdrücklich auf mögliche Nachteile hingewiesen wird.

Wann muss dokumentiert werden?
Dem Versicherungsnehmer muss die Dokumentation spätestens zusammen mit der Police zur Verfügung stehen. Bei einer mündlichen Übermittlung ist es u. U.. ausreichend, nach Vertragsabschluss die Dokumentation unverzüglich zur Verfügung zu stellen.

Datenschutz / Weitergabe von Daten
Die Erhebung personenbezogener Daten bedarf nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einer Rechtsgrundlage. Für den Versicherungsantrag ist dies § 16 VVG. Problematisch sind solche Daten, die nicht von dieser Vorschrift erfasst werden, nicht im Antrag auftauchen und damit als freiwillige Angaben zu bezeichnen sind. Gerade diese Daten sind höchst sensibel und werden zukünftig vom Vermittler im Rahmen der Dokumentation beim Kunden erhoben. Fraglich ist hier, wieweit die „Fragepflicht“ des Vermittlers geht und ob u. U. sogar eine umfassende Datenerhebung (im Sinne einer Ausforschung) gefordert werden kann. Letzteres ist nicht der Fall und kann auch nicht vom Vermittler gefordert werden.

Im Einzelnen gilt folgendes:
Die Speicherung und Übermittlung von Kundendaten ist zulässig, wenn der Kunde eingewilligt hat oder die Voraussetzungen des § 28 BDSG vorliegen, also die Speicherung bzw. die Übermittlung im Rahmen der Zweckbestimmung des Versicherungsvertrages liegt. Dies trifft regelmäßig auf Vertragsdaten zu. Als unproblematisch wurden auch die sogenannten „erweiterten Vertragsdaten“ angesehen. Es handelt sich hierbei um solche Daten, die sich entweder aus dem äußeren sozialen Umfeld des Kunden ergeben oder unschwer aus bekannten Tatsachen geschlossen werden können. Beispielhaft seien hier aufgeführt Daten betreffend den Familienstand, Familienangehörige, Art und Zahl der PKW etc., Berufsstand, Immobilienbesitz, grob geschätzte Einkommenskategorie.

Demgegenüber kann die Speicherung (und Übermittlung) von „Akquisitionsdaten“ problematisch sein. Dazu gehören beispielsweise Angaben zum Wert des Hausrates, wenn und soweit der Betroffene lediglich eine Kfz-Haftpflicht-Versicherung abgeschlossen hat. Sofern hier keine Einwilligung des Kunden vorliegt, ist die Speicherung nur dann erlaubt, wenn gemäß § 28 Abs. 1 Ziffer 2 BDSG kein Grund zu der Annahme besteht, dass „dadurch schutzwürdige Belange des Betroffenen beeinträchtigt werden“. Anderenfalls wird empfohlen, eine Einwilligung des Betroffenen (des Kunden) einzuholen. Was für die Speicherung der Kundendaten gilt, gilt natürlich erst recht auch für deren Weitergabe an die Versicherungsunternehmen. Personenbezogene Daten, deren Speicherung hingegen nach dem BDSG unzulässig ist, dürfen demzufolge auch nicht übermittelt (weitergegeben) werden.

Welche Daten dürfen gespeichert werden und dem VU übermittelt werden?
Gemäß § 28 Abs. 3 Ziffer 3 BDSG ist die Übermittlung folgender Daten zulässig:

Name, Titel und akademische Grade, Geburtsdatum und –ort, Beruf, Branchen- oder Geschäftsbezeichnungen, Anschrift, Rufnummer. Dies gilt dann, wenn kein Grund zu der Annahme besteht, dass dabei die schutzwürdigen Belange des Betroffenen beeinträchtigt werden.

Die vorstehenden Gesichtspunkte sind bereits vor längerer Zeit mit dem Hamburgischen Datenschutzbeauftragten – dieser ist federführend für den Bereich der Versicherungswirtschaft – erörtert und von diesem bestätigt worden.

Auch im Rahmen einer EDV-mäßigen Hinterlegung bei den Versicherungsunternehmen sollte darauf geachtet werden, dass hier nicht bei einer formularmäßigen Verarbeitung in den Beratungsprotokollen / Risikoanalysebögen Daten auftauchen, die unzulässigerweise erhoben bzw. weitergegeben wurden. Soweit EDV-Programme im Rahmen der Bedarfsermittlung bestimmte Fragen vorgeben, sollte genau überprüft werden, ob das Konzept des Unternehmens im Einklang mit den Datenschutzrecht steht. Nur dies kann Sie vor unangenehmen Konsequenzen bewahren.

Beweisfragen
Häufig werden das Beratungsprotokoll und die zusammenhängenden Pflichten teilweise noch als Belastung missverstanden. Unzweifelhaft ist, dass es sowohl kostenmäßig als auch verwaltungstechnisch zu höherem Aufwand führt. Andererseits darf jedoch nicht vernachlässigt werden, dass es ein für den Vermittler unentbehrliches Beweissicherungsinstrument gerade auch im Prozess wird, ohne dass die im Streitfall notwendigen Beweise nicht erbracht werden können. Hinzu kommt, das Beratungstermine auf Seiten des Kunden häufig durch mehrere Personen wahrgenommen werden, die im Prozess in der Regel als Zeugen der klagenden Partei angeführt werden. Hier kann ein sauber gestaltetes und ordentlich ausgeführtes Beratungsprotokoll dem Vermittler helfen, derartige Zeugenaussagen zu entkräften. Dies alles gilt vor dem Hintergrund, dass grundsätzlich der Kunde / Versicherungsnehmer für eine Falschberatung die Beweislast trägt.

Um Ihnen eine Hilfestellung zu geben, haben wir beispielhaft für die Bereiche „Kfz“, „Kranken“ sowie „Unfall“ Muster von Beratungsprotokollen erarbeitet, die Sie als BVK-Mitglied im internen Teil von www.bvk.de als pdf-Datei oder als Word-Datei finden, die Sie dann entsprechend Ihren Gegebenheiten ändern und anpassen können. Das Mitglieder-Info Nr. 31 des BVK (Beratungs- und Dokumentationspflichten / Beratungsprotokoll) enthält weitergehende Informationen.

Wichtiger Hinweis
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass alle veröffentlichten Vorlagen und Hilfestellungen lediglich Vorschläge sind, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Sie können auch nicht die im Einzelfall notwendig erscheinende, individuelle und kundenspezifische Dokumentation bzw. Beratung ersetzen Es empfiehlt sich daher in jedem Fall dringend, je nach Beratungssituation die Vorlagen anzupassen bzw. zu ändern. Ein allgemein gültiges und für jeden Fall rechtswirksames Beratungsprotokoll kann es aufgrund der individuellen Beratungssituation nicht geben.

RA Hubertus Münster, Bonn