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Wer die 1-%-Regelung nicht akzeptieren will, muss ein Fahrtenbuch führen. In einem aktuellen Urteil hat der Bundesfinanzhof (BFH) festgelegt, was alles notiert werden muss, damit das Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist (Urteil vom 10.10.2008 – VI R 38/06).

Die folgenden Dinge sind zu notieren: 
  • Ein Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden, also nicht nur einmal im Monat, sondern sinnvollerweise täglich.
  • Es muss in geschossener Form geführt werden, also keine lose Blattsammlung.
  • Die Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands müssen vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.
  • Jede einzelne berufliche Fahrt muss aufgezeichnet werden.
  • Nach jeder einzelnen Fahrt muss der erreichte Gesamtkilometerstand notiert werden.
  • Wenn eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten besteht, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann, die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstands. Aber nur, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch aufgeführt werden und zwar in der Reihenfolge, in der sie aufgesucht worden sind.
  • Wenn eine berufliche Fahrt aus privaten Gründen unterbrochen wird, so ist zunächst die Fahrt bis zur Unterbrechung aufzuzeichnen. Dann die Privatfahrt. Dann der Rest der Fahrt. Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten. Das ist zum Beispiel nicht der Fall, wenn über einen längeren Zeitraum überhaupt keine Einträge vorhanden sind – es sei denn, es gäbe dafür eine einleuchtende Erklärung.
  • Die Aufzeichnungen müssen auf ihre Richtigkeit hin überprüfbar sein. Zum Beispiel an Hand der vorhandenen Tankbelege.
Wichtig für die Praxis ist, dass der BFH auch entschied, dass kleinere Mängel unschädlich sind. Weist ein Fahrtenbuch inhaltliche Unregelmäßigkeiten auf, so kann dies die materielle Richtigkeit der Kilometerangaben in Frage stellen – muss es aber nicht. Ebenso wie eine Buchführung trotz einiger formeller Mängel aufgrund einer Gesamtbeurteilung noch als formell ordnungsmäßig erscheinen kann, führen auch kleinere Mängel nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs und Anwendung der 1-%-Regelung, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.
 
Als unschädlich hat der BFH angesehen:
 
  •  Eine einzelne Fahrt, für die eine Tankrechnung vorlag, wurde nicht aufgezeichnet.
  • Die Kosten für ein Fahrzeug, für das ein Fahrtenbuch geführt wurde, wurden nicht getrennt nach einmal betrieblichen und einmal privaten Fahrten aufgezeichnet.

RA Hermann Kahlen, Senden/Westf.